Assistenz der Geschäftsführung (m-w-d)

Du bist ein Organisationstalent mit Weitblick und hast Freude daran, Dinge eigenständig voranzutreiben? Darüber hinaus bringst Du großes Interesse an unserer Aufgabe als Wirtschaftsentwicklerin der Stadt Duisburg mit und möchtest an zentraler Position entscheidend dazu beitragen, den Wirtschaftsstandort Duisburg zu stärken? Dann bist Du bei uns als Assistenz der Geschäftsführung genau richtig!  

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m-w-d) in Vollzeit, befristet für zwei Jahre.  

• Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt Du den Stab der Geschäftsführung der DBI im operativen Tagesgeschäft.
• Du steuerst das gesamte Terminmanagement der Geschäftsführung: Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen.
• Du behältst Prioritäten im Blick, führst Wiedervorlagen und sorgst für eine reibungslose Administration.
• Du bereitest Besprechungen sorgfältig vor, führst Protokoll und stellst sicher, dass Aufgaben und Informationen klar nachgehalten werden.
• Du bist die erste Ansprechperson für externe Kontakte der Geschäftsführung und kommunizierst souverän mit Kund:innen, Partner:innen und teamübergreifend intern.
• Du organisierst Geschäftsreisen und bereitest das Reisekosten- sowie Kreditkartenmanagement vor.
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen.
• Du übernimmst Posteingang, Korrespondenz und klassische Assistenz- und Organisationsaufgaben, die den Alltag der Geschäftsführung effizient machen.
• Zusätzlich unterstützt Du bei der inhaltlichen Vorbereitung von Terminen der Geschäftsführung. 

• Dank Deiner Berufserfahrung in einer vergleichbaren (Assistenz-)Funktion bewegst du Dich sicher in einem dynamischen Umfeld: Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und sorgst dafür, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Platz ist.
• Strukturiertes und vorausschauendes Arbeiten ist für Dich selbstverständlich. Du denkst Themen ganzheitlich, findest pragmatische Lösungen und handelst sowohl analytisch als auch ergebnisorientiert.
• Du verfügst über ausgeprägtes Kommunikationsgeschick mit und hast ein Gespür dafür, Menschen zu verbinden - sowohl schriftlich als auch mündlich. Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind sehr gut.
• Als Teamplayer agierst du zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst. Gleichzeitig bringst Du gerne eigene Ideen ein, um Abläufe effizienter oder moderner zu gestalten.
• MS Office nutzt Du routiniert und neue Tools integrierst Du schnell und gern in Deinen Arbeitsalltag.
• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, ein betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor) oder eine vergleichbare Ausbildung.

• Raum für eigene Ideen, Verantwortung ab dem ersten Tag und ein Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen und offener Kommunikation. 
• Flexibilität und Freiheit, um Deine eigenen Ideen und Lösungsansätze einzubringen und umzusetzen.  
• Als kommunale Tochtergesellschaft bieten wir Dir einen Arbeitsvertrag in Anlehnung an den TVöD mit einer Vergütung entsprechend Deiner beruflichen Erfahrung und Qualifikation.  
• Du profitierst zusätzlich von der sehr attraktiven Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes: Wir zahlen für Deine Altersvorsorge in die kommunale Zusatzversorgungskasse ein.  
• Außerdem bieten wir Dir 30 Tage Urlaub und garantieren eine faire Überstundenregelung. 
• Zahlreiche Incentives wie Zuschüsse für Fitness, Job-Bikes oder Essenskosten.